Αρχεία, PDF, συμπιεσμένοι φάκελοι, cloud υπηρεσίες και μετατροπές εγγράφων συγκεντρώνονται σε μία εφαρμογή. Το ερώτημα είναι πόσα από αυτά χρειαζόμαστε πραγματικά.

Υπάρχει μια μικρή αντίφαση στον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούμε σήμερα το iPhone. Η συσκευή που έχουμε στην τσέπη μας μπορεί να επεξεργαστεί βίντεο, να διαχειριστεί επαγγελματικές επικοινωνίες και να πραγματοποιήσει σύνθετες εργασίες, αλλά η οργάνωση ενός αρχείου εξακολουθεί μερικές φορές να απαιτεί περισσότερα βήματα από όσα θα περιμέναμε.

Η Apple έχει βελτιώσει σημαντικά την εφαρμογή Αρχεία. Για πολλούς χρήστες είναι πλέον απολύτως επαρκής. Υπάρχουν, ωστόσο, περιπτώσεις στις οποίες θέλουμε περισσότερα εργαλεία συγκεντρωμένα σε ένα σημείο.

Εδώ εμφανίζεται το Documents by Readdle.

Η εφαρμογή της Readdle επιχειρεί να συνδυάσει τη διαχείριση αρχείων, την ανάγνωση εγγράφων, την αναπαραγωγή πολυμέσων και τη σύνδεση με υπηρεσίες αποθήκευσης. Δεν προσπαθεί απλώς να γίνει ένας διαφορετικός file manager. Θέλει να αποτελέσει έναν χώρο στον οποίο ολοκληρώνουμε τις περισσότερες καθημερινές εργασίες με τα αρχεία μας.

Όταν τα αρχεία βρίσκονται παντού

Ένα συνηθισμένο πρόβλημα δεν είναι ότι δεν μπορούμε να αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο. Είναι ότι δεν θυμόμαστε πού το αποθηκεύσαμε.

Ένα PDF μπορεί να βρίσκεται στο iCloud Drive, μια φωτογραφία στις Λήψεις, ένα τιμολόγιο στο Google Drive και ένας συμπιεσμένος φάκελος σε κάποιο email.

Το Documents προσφέρει ενιαίο περιβάλλον διαχείρισης τοπικών αρχείων και σύνδεσης με υπηρεσίες όπως iCloud, Dropbox και Google Drive. Ο χρήστης μπορεί να περιηγείται σε φακέλους, να μετονομάζει αρχεία, να τα οργανώνει και να πραγματοποιεί μεταφορές.

Αυτή η συγκέντρωση αποτελεί το βασικό πλεονέκτημά του. Δεν χρειάζεται να αντιμετωπίζουμε κάθε τύπο αρχείου ως μια εντελώς διαφορετική εργασία.

Παράλληλα, η εφαρμογή περιλαμβάνει δυνατότητες αποσυμπίεσης ZIP και RAR, αλλά και δημιουργίας ZIP αρχείων. Πρόκειται για χρήσιμη λειτουργία όταν λαμβάνουμε πολλά έγγραφα συγκεντρωμένα, ιδιαίτερα σε επαγγελματικές συναλλαγές. App Store

Τα PDF είναι ίσως ο σημαντικότερος λόγος να το εξετάσουμε

Στην καθημερινότητα, τα PDF εξακολουθούν να αποτελούν έναν από τους συνηθέστερους τρόπους ανταλλαγής εγγράφων.

Αιτήσεις, συμβάσεις, οδηγίες, λογαριασμοί και επαγγελματικά παραστατικά καταλήγουν συχνά σε αυτή τη μορφή.

Το Documents επιτρέπει την ανάγνωση PDF, ενώ προσφέρει και εργαλεία για σημειώσεις, υπογραφές, μετατροπές και επεξεργασία. Ωστόσο, εδώ χρειάζεται προσοχή: δεν είναι όλες οι λειτουργίες δωρεάν.

Η Readdle διαχωρίζει τις βασικές δυνατότητες διαχείρισης από τα προηγμένα εργαλεία PDF, τα οποία συνδέονται με τα συνδρομητικά πακέτα. Documents Knowledge Base

Για κάποιον που θέλει απλώς να ανοίξει έναν λογαριασμό ή να αποθηκεύσει ένα έγγραφο, η δωρεάν λειτουργικότητα μπορεί να αρκεί. Για έναν επαγγελματία που επεξεργάζεται συνεχώς PDF, η συνδρομή ενδέχεται να αποκτήσει μεγαλύτερη αξία.

Η ουσιαστική ερώτηση δεν είναι αν το Documents διαθέτει πολλές δυνατότητες. Είναι ποιες από αυτές θα χρησιμοποιήσουμε.

Μια εφαρμογή και για φωτογραφίες, βίντεο και ήχο

Η διαχείριση αρχείων δεν περιορίζεται πλέον σε έγγραφα γραφείου.

Ένα iPhone χρησιμοποιείται για φωτογράφιση, ηχογράφηση, λήψη βίντεο και μεταφορά περιεχομένου σε διαφορετικές πλατφόρμες.

Το Documents περιλαμβάνει αναπαραγωγή μουσικής και βίντεο, μεταφορές μέσω Wi-Fi και εργαλεία μετατροπής αρχείων. Η Readdle έχει προσθέσει δυνατότητες μετατροπής και συμπίεσης πολυμέσων, ώστε περισσότερες εργασίες να πραγματοποιούνται χωρίς εναλλαγή εφαρμογών.

Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για δημιουργούς περιεχομένου που εργάζονται μεταξύ iPhone, iPad και υπολογιστή.

Δεν σημαίνει, ωστόσο, ότι η εφαρμογή αντικαθιστά έναν επαγγελματικό επεξεργαστή φωτογραφιών ή βίντεο. Τα εργαλεία της είναι περισσότερο προσανατολισμένα στην πρακτική διαχείριση και προετοιμασία αρχείων.

Η τεχνητή νοημοσύνη μπαίνει και στη διαχείριση εγγράφων

Η Readdle έχει προσθέσει εργαλεία Smart Insights για την ανάλυση και σύνοψη εγγράφων.

Η ιδέα είναι απλή: αντί να διαβάζουμε από την αρχή ένα μεγάλο αρχείο, μπορούμε να ζητήσουμε μια οργανωμένη παρουσίαση των βασικών πληροφοριών του.

Αυτή η δυνατότητα μπορεί να βοηθήσει στην πρώτη επισκόπηση ενός μεγάλου εγγράφου, αλλά δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως αλάνθαστη ανάγνωση.

Μια σύνοψη AI μπορεί να παραλείψει σημαντικές λεπτομέρειες ή να παρερμηνεύσει πληροφορίες. Ειδικά σε συμβάσεις, οικονομικά και νομικά έγγραφα, η επιστροφή στο πρωτότυπο παραμένει απαραίτητη.

Επιπλέον, τα Smart Insights αποτελούν μέρος των προηγμένων συνδρομητικών λειτουργιών. Δεν πρέπει να παρουσιάζονται ως δυνατότητα της δωρεάν έκδοσης. Documents Knowledge Base

Documents ή η εφαρμογή Αρχεία της Apple;

Εδώ βρίσκεται η σημαντικότερη σύγκριση.

Η εφαρμογή Αρχεία είναι ήδη ενσωματωμένη στο iOS και το iPadOS. Διαθέτει σύνδεση με υπηρεσίες cloud, βασική οργάνωση φακέλων, συμπίεση και αποσυμπίεση ZIP, καθώς και συνεργασία με τις υπόλοιπες εφαρμογές του συστήματος.

Για πολλούς χρήστες, αυτό είναι αρκετό.

Το Documents προσθέτει μια διαφορετική εμπειρία: περισσότερα εργαλεία συγκεντρωμένα στο ίδιο περιβάλλον, αναπαραγωγή πολυμέσων, πρόσθετες μετατροπές και επιλογές επεξεργασίας.

Δεν υπάρχει λόγος να εγκαταστήσουμε μια δεύτερη εφαρμογή μόνο επειδή διαθέτει περισσότερα χαρακτηριστικά.

Αν η καθημερινότητά μας περιλαμβάνει απλές μεταφορές και αποθήκευση εγγράφων, η λύση της Apple παραμένει η πιο άμεση.

Αν όμως εργαζόμαστε συνεχώς με διαφορετικές μορφές αρχείων, το Documents αξίζει να εξεταστεί.

Τιμή, διαθεσιμότητα και συμβατότητα

Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη στο ελληνικό App Store για iPhone και iPad και κατεβαίνει δωρεάν, με αγορές εντός εφαρμογής. Η επίσημη τεκμηρίωση αναφέρει δωρεάν βασική χρήση και προαιρετικές συνδρομές Documents Plus και Pro.

Η άποψη του AppleWorldHellas

Το Documents αντιπροσωπεύει μια διαφορετική προσέγγιση στη χρησιμότητα των εφαρμογών.

Αντί να αναζητούμε μια ξεχωριστή λύση για κάθε μικρή εργασία, συγκεντρώνει πολλά εργαλεία σε ένα περιβάλλον.

Αυτό αποτελεί ταυτόχρονα το πλεονέκτημα και τον πιθανό περιορισμό του. Όσο περισσότερα χαρακτηριστικά προστίθενται, τόσο πιο σύνθετη γίνεται η εφαρμογή. Και όσο περισσότερες λειτουργίες μεταφέρονται σε συνδρομητικά πακέτα, τόσο σημαντικότερο είναι να γνωρίζουμε τι πραγματικά χρειαζόμαστε.

Για τον περιστασιακό χρήστη, τα Αρχεία της Apple πιθανότατα παραμένουν η καλύτερη αφετηρία.

Για κάποιον που εργάζεται καθημερινά με PDF, συμπιεσμένους φακέλους, cloud αποθηκευτικούς χώρους και πολυμέσα, το Documents είναι μια αξιόλογη εναλλακτική.

Δεν χρειάζεται να αντικαταστήσει την εφαρμογή Αρχεία για να αποδειχθεί χρήσιμο. Αρκεί να κάνει συγκεκριμένες εργασίες ευκολότερες.